INTRODUCCION A CALC
Las hojas de cálculo se pueden considerar un componente indispensable en la administración y gestión de las empresas, ya que permiten realizar cálculos complejos en un corto espacio de tiempo, con la ventaja de que si al realizarlos el usuario teclea erróneamente una cantidad, sólo tendrá que volver a introducirla y los cálculos se volverán a realizar automáticamente mostrando los nuevos resultados.
Calc, al igual que otras aplicaciones de hojas de cálculo, es una herramienta muy potente, pero de nada sirve toda esta fuerza si el usuario no aprende el uso óptimo de todas las funciones que incorpora, para poder combinarlas y conseguir funciones aún más potentes.
¿QUÉ ES CALC?
El documento básico de Calc es el libro de trabajo, que es el archivo que se crea y tiene la extensión .sxc. Cada libro consta de tres hojas de trabajo predefinidas.
A su vez, cada hoja está dividida en 256 columnas y en 32.000 filas, y están identificadas por un nombre único situado en la parte inferior izquierda de la pantalla: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc...
Estos son los nombres predefinidos que Calc asigna a sus hojas, puede tomarlos como válidos o cambiarlos y asignarles uno que considere más adecuado en función del contenido que vaya a tener su trabajo.
Cada hoja de cálculo está compuesta por 8,1 millones de celdas, por lo que el límite viene definido más por la memoria de la computadora que por el tamaño de la hoja o del libro de trabajo.
Dentro de una hoja de cálculo, se denomina celda activa aquella celda en la que está situado el cursor, y puede diferenciarse de las demás por un borde resaltado a su alrededor.
Calc se caracteriza por los siguientes aspectos:
· Las grandes dimensiones de sus hojas de cálculo, constituidas por 255 columnas (Desde la columna A hasta la Z, luego continúa y se nombran AA AB AC... así hasta la IV) y 65.536 filas. En definitiva, casi 17 millones de celdas para utilizar.
· La agrupación de varias hojas de cálculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de trabajo. Podríamos utilizar hasta 255 hojas por cada archivo de Calc.
· Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla.
· Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
· Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.
· Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como OpenOffice.org Base.
LA VENTANA DE CALC
Como puedes apreciar, el programa tiene una apariencia similar a la mayoría de los programas con los que estás habituado a trabajar. Algunos de los elementos habituales son el menú y las diferentes barras de herramientas. Sin embargo, ahora nos vamos a centrar en los elementos específicos de la hoja de cálculo:
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Sin nomgre1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de menú
Contiene las operaciones de Calc, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en la hoja de cálculo.
La barra de herramientas estándar.
Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc
La barra de formato
Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente,etc.
Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
La barra de estado
Esta barra nos da información, desplazándonos a lo largo de la barra de izquierda a derecha, sobre por ejemplo el número de páginas del documento y la página actual, el estilo utilizado, el zoom de la pantalla utilizado, el modo de inserción actual, etc.
INGRESO DE DATOS Y FORMATOS DE TEXTO
Para introducir algo dentro de una celda, no hace falta nada más que empezar a escribir. Después de introducir algo se termina pulsando Enter. Para cambiar el formato de las cifras, se puede pulsar el botón derecho del mouse para abrir un menú contextual.
Las celdas se pueden configurar con las siguientes opciones:
Números
Selección de la categoría de números como, por ejemplo, porcentaje, moneda, fecha, hora, etc. El formato seleccionado determina el número de los decimales y/o ceros iniciales.
Fuente
Definición del tipo, del estilo y del tamaño de fuente.
Fondo
Define el color de fondo de una celda.
Protección
Impide la modificación volutaria o involuntaria de la celda una vez activada la opción Protegido.
Opciones de escritura
Con esta tabla puede realizar configuraciones adicionales de escritura. Las posibilidades van desde subrayado y tachado a efectos de relieve, sombreado y contorno.
Borde
Se puede poner un marco a la celda al igual que se puede definir sombra, estilo y grosor de línea.
Alineación
Definición de la posición horizontal o vertical del contenido de la celda. También se puede determinar la dirección de escritura.
RANGOS DE DATOS, REFERENCIAS DE CELAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS
Es el número de celdas que quieres contar, es decir si introduces B2-F6 es que quieres la información desde la celda B2 hasta la F6.Esto es un rango de datos.
Además de contener datos, en ellos pueden aplicarse numerosas operaciones y servir de base para otros objetos de la planilla de cálculo (por ejemplo, gráficos y funciones).
Los rangos suelen ser identificados por las referencias (la dirección que surge de la intersección de la columna -letras- y la fila -números-) de las celdas de sus vértices superior izquierdo e inferior derecho.
REFERENCIAS DE CELDAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Calc en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.
Referencias relativas
Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
